戸籍と住民票

戸籍謄本を郵送で取り寄せる方法とは?封筒の書き方や注意点も解説

戸籍謄本の取り方は本籍地の窓口や代理人請求だけでなく、郵送や代理人でも可能です

「本籍地が遠い」
「他県に住んでいる」
「忙しくて時間がない」

他県や本籍地以外の場所から戸籍謄本を取るなら、戸籍の書類は郵送での取り寄せが便利!

戸籍謄本を本籍地以外の場所から郵送で取り寄せる場合は、窓口で取得するときとは違った書類が必要です。

ただ、他県に住んでいると戸籍謄本を本籍地から郵送で取り寄せるのは便利ですが、ある程度日数がかかってしまいます。

少しでも早く取り寄せるために速達で取り寄せる方もいますが、意外と速達の方法がわからなかったりします。

たとえば、速達にした場合の返信用封筒の書き方で悩むこともあるでしょう。

ここでは本籍地以外の場所から郵送で戸籍謄本を取り寄せる方法や、速達にした返信用封筒の書き方、代理人やコンビニを活用した郵送以外での取り方について解説します。

郵送での取り寄せに必要な日数や書類の書き方も全てまとめていますので、参考にしてくださいね。

郵送で戸籍謄本を取り寄せるメリット

郵送で取り寄せるメリットは、他県や本籍地以外に住んでいても、本人が郵送で取り寄せることができる点です。

たとえ海外に住んでいても、郵送なら誰でも取り寄せることができます。

戸籍謄本の取り方
  • 役所の窓口で取る方法
    ・他県や現住所から本籍地が遠いと難しい
  • コンビニの自動交付機で取る方法
    ・マイナンバーカードが必要
    ・役所が対応していないとできない
    ・本籍地以外の場所で発行する場合は事前登録が必要
    (ネット登録はICカードリーダーが必要
    >>コンビニエンスストア等における証明書の自動交付)
  • 代理人に依頼して取る方法
    ・委任状や関係性の証明など必要書類が増える
    ・士業に依頼する場合は数万円~の費用が発生

郵送だけでなく代理人が取り寄せたり、コンビニ発行のように便利な戸籍謄本の取り方はありますが、面倒だったり状況によって難しい方もいます。

本籍地以外の場所に住んでいるとなると、郵送が最も効率的な取り方ですね。

2024年以降、自分や父母の戸籍を本籍地以外の市役所の窓口で請求できるようになるようです。(新戸籍法120条の2)

本籍地以外から郵送で戸籍謄本を取り寄せる方法

本籍地以外の場所から郵送で戸籍謄本を取り寄せるには、どのような書類が必要なのでしょう。

戸籍謄本は本籍地と筆頭者が不明だと取り寄せができないので、あらかじめ把握しておきましょう。

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郵送で取り寄せる流れ

  1. 役所へ必要書類を郵送
  2. 戸籍謄本が役所から郵送される

郵送での取り寄せは、必要書類を本籍地のある役所へ郵送するだけです。

必要書類を郵送すれば、後は本籍地の役所から戸籍謄本が返送されるのを待ちます。

郵送での取り寄せにかかる日数の目安は1週間~10日間です。

早く郵送で取り寄せるなら速達がありますが、郵送の日数が短縮できるだけで、役所の事務処理が早くなるわけではないので、最低でも数日はかかります。

郵送での取り寄せに必要な書類

  • 郵送する場所
    ・本籍地がある役所
  • 必要な書類
    ・戸籍証明書の交付請求書(郵送用)
    ・本人確認書類(名前と現住所がわかるもの)のコピー
    (免許証・マイナンバーカードなど)
    ・返信用封筒
    通常郵便料金の切手84円~
    >>国内の料金表|日本郵便
  • 費用
    ・定額小為替450円分

戸籍謄本の申請書(請求書)は、郵送用に用意されているものを使用します。

取り寄せに必要な郵送用と窓口用の申請書は、申請書の名前が違うだけで記載する内容は同じです。

郵送用の申請書でなくても取り寄せが可能な役所もあるので、ホームページなどで確認しましょう。

定額小為替(ていがくこがわせ)は有効期限が6ヵ月あり、手数料として郵便局で450円分を購入します。

定額小為替に記入したり切り離したりせずにそのまま郵送します。

返信用封筒は役所から戸籍謄本を郵送してもらうために必要です。

切手を貼った返信用封筒を戸籍謄本の請求書と同封します。

返信用封筒の切手料金ですが、重さによって料金が変わります。

基本料金84円の範囲だと、5人分が記載された戸籍謄本なら2通までが目安です。

郵送で取り寄せる場合は本人確認書類のコピーが必要ですが、顔写真付きでないものを提出する場合は2点必要です。

たとえば免許証やマイナンバーカードならどちらか1点で済みますが、保険証だけでは不十分なので社員証や学生証のコピーも用意します。

同じ顔写真付きでも、免許証とは違いパスポートは本籍地の役所によって判断が分かれます。

本人以外の家族が代理人として郵送などで取り寄せる場合は、本人との関係性(請求者と筆頭者)を証明する書類・代理人の本人確認書類・正当な理由が必要です。

本人との関係性を証明する書類とは、たとえば孫が祖父母の戸籍謄本を請求する場合は、祖父母と孫の親族関係がわかる戸籍(孫本人や父母の戸籍謄本)があります。

司法書士など家族以外に依頼する場合は委任状が必要なので、本人が郵送で取り寄せるよりも必要書類が増えて面倒です。

戸籍謄本の申請書の書き方

郵送に必要な戸籍謄本の申請書は、必要事項に記入するだけです。

また、郵送での取り寄せに必要な申請書を、ボールペンでコピー用紙や便箋に請求者と請求内容を手書きして作成することもできます。

【申請書の書き方と作成例】
●本籍:東京都北区王子本町一丁目15番
●筆頭者の氏名と生年月日:北 太郎(昭和20年5月5日生)
●証明書の種類と通数:北 花子の戸籍個人事項証明書 1通
●使い道:パスポート申請のため
●請求者の名前:北 花子
●請求者の住所:東京都北区王子本町1丁目15番22号
●請求者の連絡先:090-○○○○-△△△△
●筆頭者との関係:妻
参照:>>戸籍の郵送|東京都北区

戸籍謄本を速達で取り寄せる返信用封筒の書き方

役所から戸籍謄本を速達で取り寄せるためには、返信用封筒を速達扱いにしておく必要があります。

速達は郵便局に行かなくても、自分で簡単に作成できます。

返信用封筒に速達と記入し赤い線を引く

速達の書き方

よく知られている書き方は、返信用封筒に「速達」の赤のハンコを押すか、赤ペンで「速達」と記入する方法です。

これだけでも速達扱いにできますが、速達は厳密には所定の場所に線を引く(封筒上部)のが正式なやり方です。

速達のハンコはなくても問題なく、速達を記入する位置や赤い線の幅は決まっていません。

速達の切手費用

速達として作成した返信用封筒には、取り寄せる戸籍謄本の枚数(重量)に合わせて、速達の切手費用を貼っておきます。

速達は250gまでは+290円で、速達で郵送する場合は基本料金84円に加算されます。

返信用封筒に84円+290円の切手を貼って申請書と一緒に郵送しましょう。

返信用封筒に記入する住所

返信用封筒に記入する戸籍謄本の返送先は、現住所を記入します。

本籍地の役所によって、勤務先などの現住所以外の場所を記入しても郵送できないことがあります。

現住所以外の場所への郵送を希望する場合は、事前に確認しておきましょう。

郵送での取り寄せは戸籍謄本だけ?

郵送で取り寄せることができる戸籍の書類はいくつかあります。

戸籍謄本以外に必要な書類があれば一緒に取り寄せましょう。

  • 戸籍謄本・抄本
  • 住民票
  • 住民票記載事項証明書
  • 転出届
  • 除籍謄本
  • 原戸籍謄本
  • 戸籍附票
  • 身分証明書

このようにわりよ幅広く証明書類を取り寄せることができます。

戸籍謄本以外に必要な証明書があれば、郵送で取り寄せると便利ですね。

誤解されやすい謄本と抄本の違いは、戸籍の在籍者全員が記載されているのを戸籍謄本、本人のみ(一部の在籍者)記載されているものを戸籍抄本といいます。

また戸籍謄本は電子データ化される前の名称で、現在は戸籍全部事項証明書と言います。

戸籍謄本と戸籍全部事項証明書のどちらでも通用します。

郵送で戸籍(謄本・抄本)を取り寄せる際の注意点

ここまで郵送での戸籍謄本の取り寄せ方法について解説しましたが、戸籍の書類(謄本・抄本)を郵送で取り寄せる際に注意点があるので確認しておきましょう。

戸籍の本籍地や筆頭者を把握しておく

結婚されていたり、戸籍謄本などの戸籍関係の書類を取り寄せた経験がある方は知っていることですね。

戸籍謄本は本籍地と筆頭者が不明だと取り寄せることができません。

戸籍謄本は役所の窓口や郵送など、どの取り方でも本籍地や筆頭者の名前がわからないと取ることができません。

戸籍の本籍地や筆頭者は、家族に聞くなど簡単に調べることができるので把握しておきましょう。

郵送は日数がかかることを考慮する

最初にお伝えしたように、戸籍謄本を郵送で取り寄せる場合、手元に戸籍謄本が郵送されるまで約1週間~10日程度の日数がかかります。

最短で戸籍謄本を取り寄せる方法として速達がありますが、それでも役所の事務処理にある程度の時間がかかります。

速達での郵送は土日祝も動いているので早く取り寄せることが可能ですが、土日祝は役所がお休みです。

戸籍謄本の申請書を郵送するタイミングにもよりますが、取り寄せの日数は速達でも早くて1週間は見ておいた方がいいでしょう。

特に戸籍の変動があった直後に戸籍謄本を郵送で取り寄せる場合は、通常よりも日数がかかるようです。

急ぎで必要な方は郵送での取り寄せに注意してくださいね。

取り寄せた戸籍謄本の期限

取り寄せた戸籍謄本や抄本の有効期限は、提出先の判断で変わります。

有効期限を定めている場合は、多くが戸籍謄本を発行した日から3ヵ月以内もしくは6ヵ月以内となっています。

金融機関だと有効期限は3ヵ月が一般的で、パスポートは6ヵ月以内となっています。

婚姻届けの際に提出する戸籍謄本は有効期限が決められていないこともあります。

戸籍謄本の有効期限が過ぎてしまうと使えないので、改めて戸籍謄本を取り寄せないといけなくなります。

提出先の有効期限を確認しておいてくださいね。

戸籍謄本の取り方と他県から郵送で取り寄せる方法のまとめ

戸籍謄本の取り方は、郵送やコンビニ発行などいくつか方法があります。

戸籍謄本は本籍地の役所へ請求しないといけないので、他県や本籍地以外に住んでいる場合は郵送が便利です。

速達だと通常の郵送よりも日数が早くなるので、急ぎの場合は速達で取り寄せましょう。

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